PENTADBIRAN AGENSI-AGENSI SUKAN KEBANGSAAN DAN ANTARABANGSA

Pentadbiran Agensi-agensi Sukan Kebangsaan dan Antarabangsa

Pengenalan

Sukan  di  negara  ini  secara  tradisinya  telah  diurus  dan  digerakkan  oleh organisasi sukarelawan  yang  hampir  kesemuanya bernaung  dan  diiktiraf  Majlis  Olimpik Malaysia.  Peranan  kerajaan  kini  banyak tertumpu  kepada  usaha-usaha pembangunan,  pengembangan  dan sokongan  kepada  kemajuan  sukan  di negara.   

Peranan  yang  dimainkan  oleh Kementerian Belia dan Sukan, Majlis Sukan Negara,  Majlis  Sukan  Sekolah-sekolah Malaysia  dan  agensi  lain  di  peringkat kebangsaan,  negeri  dan  daerah  amat penting  dalam  memastikan  objektif  yang digariskan  dalam  dasar  sukan  negara tercapai.  Semua pegawai atau pengurus yang bekerja dalam sesebuah organisasi berada di bawah arahan pengurusan atasan dalam sistem pentadbirannya

Menurut Wee Eng Hoe, pentadbiran didefinisikan sebagai proses yang melibatkan perancangan, pengelolaan,bimbingan dan kawalan ke atas sumber-sumber  yang wujud untuk menghabiskan kerja yang diharapkan atau mengarahkan program kepada  pencapaian matlamat tertentu .

Tugas  pentadbiran bukannya mudah. Dengan mengkaji teori pentadbiran, seseorang boleh bertindak secara lebih rasional dan bijak dalam situasi yang berlainan. Pentadbiran sebenarnya adalah sesuatu yang praktikal, yang boleh memberikan kita satu gambaran tepat tentang sifat-sifat  manusia. Dalam konteks sukan, teori pentadbiran membantu kita mengenal pasti  masalah-masalah dan keperluannya untuk diselesaikan supaya terbentuk suatu organisasi sukan yang berkesan.

Pentadbiran Agensi-Agensi Sukan

Agensi-agensi  sukan  di  Malaysia  merupakan  organisasi  yang  bertanggungjawab merancang  dan  membangunkan  aktiviti  sukan  negara.  Kepentingan  sukan  kini  bukan hanya  sebagai  aktiviti mengisi masa  lapang  tetapi  sudah menjadi  satu  agenda  negara yang  penting  dalam  pembangunan.  Ianya  merupakan  salah  satu  elemen  penting  bagi menghasilkan  masyarakat  yang  sihat  dan  cergas.

Antara agensi-agensi sukan kebangsaan adalah Kemeneterian Belia dan Sukan ( KBS), Majlis Sukan Negara (MSN),  Majlis Olimpik Negara (MON), Majlis  Sukan  Sekolah-sekolah Malaysia (MSSM) serta Persatuan-persatuan sukan di Malaysia. Agensi-agensi sukan Antarabangsa pula adalah The Federation Internationale de Football Association (FIFA), International  Amateur  Athletic Federation (IAAF), International Hockey Federation (IHF),  International Badminton Federation (IBF ), International Tennis Federation (ITF), dan International Rugby Board (IRB).

Skop-skop yang akan dibincangkan dibawah tajuk pentadbiran agensi-agensi sukan kebangsaan dan antarabangsa adalah Perlembagaan Organisasi Badan Sukan Kebangsaan,  Pentadbiran Organisasi, Pengendalian Mesyuarat, serta  Belanjawan dan Pengurusan Kewangan.

Perlembagaan Organisasi Badan Sukan Kebangsaan

Di dalam Akta Pembangunan Sukan 1997, (Akta 576) JADUAL KEDUA (Seksyen 19), iaitu Perlembagaan Dan Kaedah-Kaedah Badan Sukan Yang Bertindak Sebagai Badan Pengelola Atau Perwakilan Bagi Sukannya Di Peringkat Kebangsaan. Perkara-perkara yang berikut hendaklah    diperuntukkan dalam perlembagaan atau kaedah-kaedah.

Badan sukan hendaklah mempunyai tujuan dan matlamat. Antara tujuan dan matlamat badan sukan adalah untuk menggalakkan dan membangunkan sukannya; untuk mengekalkan hubungan baik dan kedudukan baik dengan badan  pengelola dan pengawal seliaan antarabangsa, untuk memastikan bahawa perlembagaan dan kaedah- kaedahnya dipatuhi  dan diikuti oleh semua anggotanya serta  untuk mengawal dan menjalankan bidang kuasa ke atas semua aktiviti  berhubungan dengan sukannya di Malaysia dan oleh wakil Malaysia di luar   negara.

Aktivitinya dijalankan tanpa ada diskriminasi tentang jantina, ras, warna kulit, agama, asal usul, bahasa, kecenderungan politik atau apa-apa pandangan lain yang dipegang oleh anggotanya. Selain itu,  prosedur pemilihan adalah terbuka dan adil. Di samping itu,  akaun teraudit sepenuhnya ,laporan segala aktiviti, penggunaan dan perbelanjaan  wang  yang sebelumnya dikemukakan kepada Pesuruhjaya berserta dengan apa-apa yang dikehendaki oleh Pesuruhjaya.

 Pentadbiran Organisasi Sukan

Pentadbiran berfungsi mendorong kegiatan kerjasama yang berkesan bagi mencapai tujuan-tujuan sesuatu organisasi . Pentadbiran organisasi yang berkesan bertujuan memastikan organisasi tesebut dapat mencapai visi dan misinya. Keberkesanan pentadbiran haruslah mengikut kefahaman teori-teori sebelum mengaplikasikannya di dunia sebenar. Pengalaman mentadbir juga perlu ada bagi seorang pentadbir sebagai pelengkap kepada ilmu pentadbiran yang dipelajari.

Pentadbiran secara tidak formal tidak menjamin seorang itu menjadi pentadbiran yang cekap dan efektif. Pentadbiran yang berjaya ialah pentadiran yang mempunyai idea kreatif,kemahiran kemanusiaan,dan ilmu khusus dalam pengurusan pentadbiran.

Sokongan yang berkesan daripada pentadbir berwibawa amat diperlukan bagi memastikan pentadbiran berjalan dengan jayanya. Seseorang  pentadbir perlu menjalankan tugas mengikut proses-proses asas.

Terdapat tiga jenis pentadbiran iaitu pentadbiran autokratik, pentadbiran demokratik, dan pentadbiran laissez-faire. Pentadbiran autokratik merupakan sejenis kepimpinan tunggal yang mana semua keputusan dan kuasa dariapada ketua kumpulan adalah mutlak. Ia memberi arahan dan kawalan yang ketat terhadap individu atau kumpulan bawah jagaannnya. Pentadbiran seperti ini tidak memberi peluang kepada kakitangan bawahan bertanya atau membuat sebarang cadangan. Pentadbiran seperti ini sukar mencapai kejayaan dalam masyarakat demokratik. Kakitangannya, kurang bermotivasi. Mereka tidak berinsiatif dan bersikap pasif terhadap arahan-arahan daripada ketua mereka.

Dalam pentadbiran demokratik pula, pemimpin yang mengikut ideologi ini membentangkan segala masalah secara perbincangan.Mesyuarat antara kakitangan  diadakan secara tetap dan berkala dan ahli bebas menyuarakan pendapat masing-masing. Keputusan terakhir bergantung kepada persetujuan bersama dalam kumpulan. Sistem demokrasi kadangkala gagal membawa golongan pelampau dan pakatan dalaman sehingga menyebabkan pertukaran pemimpin yang terlalu kerap.

Pemimpin yang mengikut  ideologi pentadbiran laissez-faire pula  akan memberi bimbingannnya kepada ahli,tetapi memulangkan kepada ahli-ahli kumpulannya membuat keputusan. Pemimpin seperti ini tidak dianggap sebagai pemimpin sejati. Beliau tidak menggunakan kuasa kewibawaanya dan tidak menggunakan sepenuhnya ciri-ciri kepimpinannya. Ideologi pentadbiran seperti ni mudah menyebabkan keadaan yang tidak terkawal dan boleh merugikan organisasi sepenuhnya.

Di dalam pentadbiran organisasi sukan,  perancangan adalah penentuan terdahulu. Perancangan melibatkan tiga perkara iaitu menentukan apa yang patut , menentukan bagaimana ia patut dilakukan serta menentukan siapa yang akan melakukannya. Proses  perancangan yang berkesan pula melibatkan lima perkara yang berterusan. Ini termasuklah menentukan objektif-objektif keseluruhan, menentukan objektif khusus, mengenal pastikan strategi atau tindakan khusus untuk mencapai objektif, menentukan piawai prestasi khusus untuk pencapaian objektif, dan menilai kemampuan.

Pengelolaan pula merupakan satu proses yang membabitkan dua atau lebih manusia menggembleng tenaga dan sumber untuk mencapai tujuan tertentu. Empat  prinsip pengelolaan yang dinyatakan oleh Leith (1990);adalah  pembahagian tugas dan delegasi tanggungjawab, mengekalkan hierarki autoriti, menetapkan panduan tingkah laku serta membuat keputusan berdasarkan keupayaan dan bukan personaliti..

Mengikut Frost & Marshall (1997), pengarahan merupakan suatu proses yang menyebabkan sesuatu tindakan itu berlaku.  Proses itu melibatkan pemberian tunjuk ajar atau bimbingan, mempengaruhi orang lain atau membuat keputusan dan memberi arahan. Hal kakitangan melibatkan tugas yang  biasanya meliputi pemilihan kakitangan untuk tugas yang sesuai bagi menjayakan sesuatu aktiviti organisasi. Tugas pentadbir  adalah meliputi; menentukan bilangan staf yang diperlukan, mengetahui keupayaan dan kebolehan staf serta memastikan cara interaksi di antara staf. Pentadbiran kakitangan melibatkan dua aspek utama iaitu kemanusiaan dan teknikal ( Voltmeter, Esslimger, McCue & Tillman, 1979).

 Di dalam skop menyelaras atau koordinasi, tugas pentadbir ialah untuk menyelaraskan program atau unit pentadbiran serta memastikan operasi berjalan mengikut perancangan yang telah ditetapkan. menggalakkan komunikasi yang baik antara individu dalam setiap jabatan. Untuk memastikan koordinasi yang baik, pentadbir perlu mengikut prosedur yang betul.  Antara prosedurnya adalah menggalakkan komunikasi secara formal, mewujudkan peraturan-peraturan yang diterima umum ,serta mengadakan sistem komunikasi formal.

Prosedur yang lain adalah menanamkan  matlamat dominan dalam sanubari kakitangan, buat pemerhatian rapat, mengumumkan garis autoriti, tanggungjawab, tugas dan pertalian unit, aktiviti yang sama ditugaskan kepada unit pentadbiran yang sama.mempiawaikan perlakuan.mengharmonikan program dan polisi. Selain itu, arahan patut lengkap dan jelas,memupuk semangat berpasukan, berkomunikasi terus dengan kakitangan, pentadbir mesti merupakan seorang yang sudi mendengar pandangan kakitangan, serta pertemuan sosial tidak formal patut digalakkan.

Laporan pula adalah kaedah yang sestematik untuk menilai kemampuan kakitangan. Laporan  boleh dilakukan setiap minggu atau setiap bulan mengikut projek tertentu. Belanjawan adalah aspek penting dalam pentadbiran yang tidak boleh diabaikan. Mengikut Frost (1977), pentadbiran kewangan melibatkan empat langkah ;iaitu mengumpul data atau maklumat, menyediakan belanjawan, mempersembahkan belanjawan dan membelanjakan peruntukan.

Penilaian atau kawalan pula dijalankan untuk mengetahui sama ada organisasi itu berjaya atau sebaliknya. Tugas pentadbir adalah untuk menilai perancangan secara keseluruhan untuk menentukan pencapaian objektif, serta  menilai sejauh manakah sumber-sumber digunakan secara maksimum

Pengendalian Mesyuarat

Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu dalam situasi formal.  Antara tujuan mesyuarat diadakan adalah untuk bertukar-tukar fikiran dan pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, serta memberikan maklumat dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Agenda yang ada dalam mesyuarat ialah perutusan pengerusi , pengesahan minit mesyuarat yang lepas, perkara-perkara berbangkit, laporan bendahari ,laporan setiausaha , agenda mesyuarat, hal-hal lain, menetapkan tarikh mesyuarat yang akan datang , dan penangguhan mesyuarat

Untuk permulaan mesyuarat, agenda dan minit mesyuarat lepas diedarkan kepada ahli yang tidak bawa.  Selepas dipastikan korum mencukupi, pengerusi mengisytiharkan mesyuarat dibuka dengan rasmi. Antara perkara berbangkit yang dibincangkan dalam mesyuarat adalah mesyuarat meneliti perkara-perkara yang tercetak dalam minit mesyuarat satu persatu, ahli boleh membangkitkan soalan dan dijawab setiausaha atau orang berkenaan,serta  hanya dibenarkan meminta maklumat. Seterusnya, barulah presiden beralih kepada perkara lain yang disusun untuk dibincangkan.

Untuk pengesahan minit mesyuarat pula, bagi setiap pembetulan, presiden mesti menurunkan tandatangan ringkasnya.  Presiden mempelawa cadangan dan seterusnya sokongan minit itu disahkan sebagai betul.  Setelah disahkan, presiden menandatangani minit mesyuarat dengan menulis tarikh di tempat yang disediakan.

Untuk menamatkan mesyuarat pula, masa yang sesuai mesyuarat ditutup terpulang kepada presiden.  Sebelum menutup mesyuarat, presiden mengucapkan terima kasih kepada ahli.  Apabila segala telah selesai, presiden menjemput seorang pencadang dan penyokong untuk mesyuarat ditamatkan.  Tarikh mesyuarat yang akan datang ditetapkan terlebih dahulu sebelum mesyuarat ditangguhkan.

Belanjawan dan Pengurusan Kewangan

Ø Belanjawan Kewangan

Belanjawan merupakan alat pentadbiran berbentuk numerikal yang memberikan gambaran tentang rancangan kewangan yang ingin dicapai oleh sesebuah organisasi pada masa hadapan. Kegunaannya adalah sebagai alat koordinasi perancangan, alat kawalan dan penentu agihan sumber kepada bahagian-bahagian pengurusan yang berbeza-beza dalam organisasi. Bagi menjadikan sesuatu belanjawan itu bermutu, ia mestilah boleh diterima oleh segenap jabatan, boleh diukur dan mempunyai ruang fleksibiliti  yang terarah untuk mencapai objektif organisasi. Bagi menyediakan belanjawan, pengurus kewangan mestilah membentuk ukuran realistik berdasarkan peramalan yang diasaskan kepada belanjawan tahun-tahun sebelumnya.

Penyediaan belanjawan akan bermula dengan mengutip data-data perakaunan, data hasil dan perbelanjaan dan juga maklumat audit yang terdahulu. Selain itu, bagi organisasi sukan pengurus kewangan perlu melihat kepada potensi perubahan-perubahan yang bakal berlaku pada tahun akan datang dari aspek kesan ekonomi  dan perubahan sumber dana. Maklumat tentang pelunjuran aktiviti bagi setiap bahagian dalam organisasi seperti bahagian pemasaran, operasi, pentadbiran, pengurusan temasya sukan dan penyelenggaraan perlu juga diperoleh terlebih dahulu sebelum belanjawan kewangan dapat dibentuk.

            Belanjawan kewangan untuk organisasi sukan biasanya akan mengambil kira aspek-aspek kewangan seperti aset tetap( pembelian tanah, bangunan, peralatan, dan mesin) ; publisiti ( kenyataan akhbar, promosi media, dan persidangan) ; latihan ( latihan etlit, bayaran jurulatih, bayaran perubatan, dan sebagainya); serta pembangunan pasaran ( pengambilan pekerja baru, pengambilan etlit baru, pengambilan pekerja sukarela, dan pengurusan peminat ).

Tanpa mengira objektif sesebuah organisasi sukan, belanjawan kewangan sukan boleh dibentuk dengan mengambil kira aspek perolehan dana dan penggunaan dana. Dalam skala yang lebih kecil, belanjawan  kewangan sukan juga diperlukan oleh badan-badan sukan yang bukan berorientasikan  keuntungan seperti kelab sukan di sekolah dan universiti. Bagi institusi sebegini belanjawan kewangan yang perlu disediakan adalah agak ringkas  tetapi lebih diperincikan mengikut setiap bentuk sumber kewangan dan perbelanjaan.

Ø Pengurusan Kewangan  

            Pengurusan kewangan sukan dilaksanakan menerusi kaedah formal dan tidak formal. Kaedah formal merujuk kepada sistem pengurusan kewangan organisasi  sukan yang berinstitusi seperti Majlis Sukan Negara, Majlis Olimpik Dunia, Persatuan dan kelab sukan berdaftar. Keadaan tidak formal pula melibatkan pengurusan sukan secara ad-hoc seperti jawatankuasa sukan sekolah, jawatankuasa sukan kampung, jawatankuasa sukan peringkat universiti, jawatankuasa peringkat negeri dan jawatankuasa sukan peringkat organisasi. Kaedah kedua ini lebih menumpukan  kepada aktiviti sukan bukan bermotifkan keuntungan.

Pengurus  dan kakitangan kewangan organisasi sukan perlu bertanggungjawab dan mempunyai kemahiran yang baik dalam membuat perancangan kewangan dan peramalan kewangan. Perancangan kewangan meliputi aspek mengenal pasti  sumber  kewangan yang boleh dijadikan dana untuk menggerakkan sesuatu aktiviti kewangan dan sumber berkenaan perlulah berkekalan selama-lamanya. Antara sumber kewangan yang boleh digunakan ialah geran yang diberikan oleh kerajaan atau badan-badan tertentu, sumbangan dan yuran ahli, hasil pelaburan yang dilakukan oleh organisasi, hasil jualan tiket atau yuran penyertaan, hasil jualan saham firma, pinjaman yang diambil daripada pihak pembiaya, hasil penajaan, dan sebagainya. 

Perancangan juga melibatkan  aktiviti mengenal pasti ke manakah dana kewangan yang ada perlu disalurkan seperti pembayaran kos tetap, overhead, kos operasi, emolument, sumbangan, pengiklanan, percetakan dan sebagainya. Selain merancang, pihak pengurusan kewangan yang melibatkan aspek pelunjuran keperluan dan pelunjuran sumber dana untuk tahun-tahun akan datang. Pelunjuran juga dibuat ke atas aspek-aspek lain seperti keadaan ekonomi dan faktor-faktor risiko lain yang boleh mempengaruhi perancangan yang telah disediakan. Untuk itu, alat kewangan yang sangat membantu ialah belanjawan.

Pengurus kewangan sukan juga perlu terlibat dalam aspek pembuatan keputusan perolehan dan penggunaan dana. Dalam suasana ekonomi negara pada ketika ini, semua peringkat organisasi  sukan perlu beroperasi secara cekap untuk mengeksploitasi sumber dana dan menggunakannya secekap mungkin untuk meningkatkan output organisasi.

Pengurus kewangan juga perlu memantau dan mengawal perjalanan urusan kewangan dalam organisasi. Ia bertujuan untuk memastikan penggunaan dana yang sebenar selari dengan belanjawan atau perancangan kewangan yang telah disediakan. Aktiviti yang boleh dilakukan untuk tujuan ini ialah audit operasi  yang melibatkan pengauditan prosedur kewangan ke atas setiap bahagian lain dalam organisasi seperti bahagian pemasaran, personel, dan operasi.

Selain itu, pengurus kewangan juga perlu membuat laporan kewangan berkala secara adil, telus, dan saksama untuk dipersembahkan atau digunakan oleh pihak-pihak berkepentingan. Tujuan penyediaan laporan kewangan juga antara lain ialah untuk memenuhi keperluan pihak Pendaftar Pertubuhan, Suruhanjaya Syarikat Malaysia, dan institusi pembiayaan.

Akhir sekali, pengurusan kewangan juga berfungsi untuk menjalankan tugas perundingan dengan institusi dan sumber pemberi dana. Antaranya ialah badan kerajaan yang berupaya memberi dana untuk sukan, pasaran modal, pasaran hutang, pihak penaja, dan business angel dalam kes pembiayaan modal teroka.